Si les notes de frais sont assez courantes en entreprise, les salariés portés peuvent aussi y recourir. Car en tant que consultant indépendant, vous réalisez forcément des dépenses relatives à votre activité. Parmi celles-ci, il vous faut distinguer les frais de mission, facturables au client, et les frais de fonctionnement, non facturables.
Les frais de mission, remboursement effectué par le client
Il s’agit des dépenses directement liées à la mission, telles que les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration, ou encore les achats essentiels au bon déroulement de votre prestation. Afin de pouvoir les facturer au client, il faut négocier leur prise en charge avant le début de la mission. Celle-ci doit alors apparaître dans le contrat de prestation, et il faudra ensuite joindre vos justificatifs à la facture.
Les frais de fonctionnement, remboursement effectué par la société de portage
Ils correspondent aux dépenses liées à votre activité, mais que vous ne pouvez pas facturer aux clients. Il peut s’agir de vos abonnements Internet et téléphonique, de l’achat de fournitures, des dépenses liées à la prospection ou à la communication. Les frais de fonctionnement peuvent faire l’objet de notes de frais, et être pris en charge par la société de portage – dans la limite d’un certain plafond, qui varie selon les entreprises. Là encore, il vous faudra fournir les justificatifs correspondants.
Selon les dépenses, vous serez remboursé tout ou partie de vos frais. Ainsi, votre carte Navigo, votre essence ou votre forfait téléphonique ne sont généralement remboursés qu’à 50 %. En revanche, les tickets de péage et de stationnement, le petit matériel de bureau ou les déjeuners dans le cadre d’un rendez-vous commercial peuvent bénéficier d’un remboursement complet. Le matériel informatique (ordinateur, imprimante…) n’est généralement pas pris en charge, mais certaines sociétés de portage salarial font exception et permettent un remboursement partiel de ces frais. Il convient donc de vous renseigner au préalable sur le pourcentage de participation de votre entreprise.
Bon à savoir : le remboursement des frais professionnels (facturables ou non) n’est pas soumis aux charges sociales ni aux charges fiscales. Il vient donc s’additionner à votre salaire net. Un détail qui peut faire la différence à la fin du mois !